Satu Pintu

Sistem Informasi Akuntansi

2006-06-14T01:33:00.000-07:00

Pernah dengar istilah sistem informasi akuntansi? Pasti pernah :-) Tapi, apakah bisnis Anda ditunjang oleh sistem informasi akuntansi? Anda pasti bilang, so what gitu loh, kalau ngga? Tunggu dulu, coba simak uraian di bawah ini.

Sistem informasi akuntansi sebetulnya hanyalah perpaduan dari kebijakan, prosedur, dan dokumen yang dibutuhkan dari sebuah aktivitas usaha. Sistem informasi akuntansi yang baik biasanya dibuat sesuai dengan kebutuhan dan kondisi usaha kita. Sistem informasi akuntansi ini akan menggambarkan proses dari awal transaksi sampai transaksi tersebut dicatat.

Misalnya, kita mau membuat sistem untuk salah satu kegiatan usaha kita, yaitu sistem penjualan. Biasanya yang kita lakukan adalah:
Kita harus tau bagaimana proses dari mulai kita melakukan transaksi penjualan sampai kita menerima pembayaran dari pelanggan, tunai dan kredit.
Membuat kebijakan penjualan. Siapa yang akan jual, bagaimana kalau penjualan tunai, bagaimana kalau penjualan kredit.
Membuat alur atau biasa dikenal dengan prosedur penjualan. Calon pelanggan harus mendatangi siapa, apa yang harus kita berikan kepada calon pelanggan, bagaimana calon pelanggan kalau mau membeli produk kita, dan seterusnya sampai bagaimana cara pelanggan membayar pembeliannya.
Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penjualan. Apa saja, berapa rangkap, dan buat siapa.

Sistem informasi ini dibuat sebagai panduan semua pihak yang terlibat dalam sebuah aktivitas perusahaan. Sehingga kita bisa meminimalisir ’kebingungan’ pada saat sebuah proses aktivitas usaha kita berjalan. Misalnya, kita tidak kikuk pada saat pelanggan menanyakan bagaimana cara pembayaran dan sebagainya.Selain itu bertujuan untuk meminimalisir resiko usaha. Misalnya kita kehilangan calon pelanggan hanya karen kita tidak bisa menyiapkan dokumen yang dimintanya.

Bagaimana desain sistem informasi akuntansi ini tentunya kembali tergantung pada kebutuhan dan kondisi usahanya.

http://satu-pintu.blogspot.com/2006/06/sistem-pengendalian-piutang.html

Sistem Pengendalian Piutang

2006-06-13T21:19:00.000-07:00

Apakah anda pernah mengalami hal-hal di bawah ini:

Anda menagih piutang kepada klien yang sudah membayar piutangnya?
Anda lupa memberi konfirmasi kepada klien bahwa pembayaran piutangnya sudah Anda terima?

Klien Anda menunggak terus? Sementara Anda butuh kas?
Salah satu penyebabnya karena Anda tidak memiliki sistem pengendalian piutang yang memadai.

Sistem pengendalian ini maksudnya adalah tahap-tahap yang sebaiknya dilalui dari mulai kita mendapatkan transaksi kredit sampai tagihan dilunasi klien berikut dokumen pendukung yang akan melengkapinya.

Berikut tips menyusun pengendalian piutang:

Buat kebijakan kepada tipe calon pelanggan seperti apa Anda boleh memberi kredit
Berikan dua pilihan harga tunai dan kredit untuk mengantisipasi ’kredit macet’
Buatkan bukti penjualan kredit (faktur) begitu Anda melakukan transaksi penjualan kredit
Minimal faktur tersebut dibuat rangkap dua. Satu untuk Anda, satu lagi untuk klien Anda
Serahkan atau kirim faktur tersebut kepada klien apabila klien Anda jauh.
Update dokumen (form) daftar pelanggan Anda sesuai isi faktur tersebut apabila Anda sudah menerima konfirmasi kebenaran faktur tersebut.
Buatlah jadwal penagihan. Misalnya setiap hari senin. Penagihan bisa dilakukan dengan mengirim dokumen invoice, via telpon, via sms, via email, mana yang menurut Anda lebih memadai
Buatkan dua rangkap kwitansi pembayarn piutang apabila Anda menerima pembayaran. Yang satu untuk Anda, yang lainya untuk klien
Update form daftar pelanggan sesuai dengan isi kwitansi
Apabila pelanggannya jauh, konfirmsikan kepada pelanggan begitu Anda menerima pembayarannya dengan melampirkan kwitansinya

Silahkan Anda coba. Mudah-mudahan berguna untuk bisnis Anda :-)

Pembukuan Piutang

2006-06-13T18:55:00.000-07:00

Pembukuan piutang yang baik akan membantu memudahkan kita dalam proses penagihan piutang kepada pelanggan. Jangan sampai kita menagih kepada pelanggan, padahal pelanggan tersebut mengklaim sudah membayarnya. Keadaan ini akan menurunkan kredibilitas kita di mata pelanggan.

Tips untuk menyusun pembukuan piutang:

Buatlah form daftar per pelanggan. Isinya:
• Paling atas adalah nama pelanggan
• Tabel yang memiliki kolom tanggal, uraian, debet, kredit, dan saldo
• Perbanyak form tersebut. Di-foto copy barangkali akan lebih murah.
Update daftar pelanggan tersebut setiap kali ada penjualan kredit. Caranya:
• Isi nama pelanggan
• Kolom tanggal diisi dengan tanggal transaksi penjualan
• Kolom uraian diisi dengan deskripsi barang dan jumlah barang yang terjual
• Kolom debet dan saldo diisi dengan jumlah penjualan kredit pelanggan tersebut.
Update daftar pelanggan setiap kali menerima pembayaran dari pelanggan. Caranya:
• Cari ”buku” piutang pelanggan yang bersangkutan
• Isi kolom tanggal dengan tanggal pembayaran
• Isi kolom uraian dengan ’...pembayaran penjualan produk A’
• Isi kolom kredit dengan jumlah pembayaran
• Isi kolom saldo dengan saldo piutang setelah ada pembayaran tersebut dengan cara mengurangkan jumlah saldo sebelumnya dengan jumlah pembayaran saat itu.

Bagaimana, mudah kan? Sekarang Anda bisa mengetahui saldo setiap pelanggan kapan saja dibutuhkan. Selamat mencoba :-)

Software: NOLA & SQL-Ledger Accounting

2006-05-14T23:19:00.000-07:00

Bagi Anda yang sedang membangun software akuntansi untuk bisnis Anda, Anda bisa mempertimbangkan aplikasi Linux.

Kebetulan sekarang baru keluar aplikasi linux yang free loh :-) yaitu NOLA (Siapanya Nola AB-Three ya?hehe) dan SQL-Ledger Accounting. Keduanya free downloadable.
Informasi lebih lanjut silahkan kunjungi http://www.infolinux.co.id/article.php?sid=888.

Selamat menikmati NOLA & SQL-Ledger Accountingnya!

Keuangan: Perlukah Anda Membuat Pembukuan?

2006-05-11T21:43:00.000-07:00

Anda punya bisnis? Apa Anda juga membuat pembukuannya? Bagus, memang sebaiknya begitu. Jarang lho pelaku bisnis dengan skala kecil dan menengah yang melakukannya. Bagi sebagian orang, terbersit pun tidak untuk membuatkan pembukuan bagi bisnisnya. Mereka berpikir untuk apa pula repot-repot membuat pembukuan, toh bisnis lancar-lancar aja tuh tanpa pembukuan :-)

Anggapan sebagian orang memang ada benarnya juga. Lho? Kita memang sebaiknya menghitung dahulu cost dan benefit-nya membuat pembukuan untuk bisnis kita. Bukan bisnis namanya kalau tidak berhitung dahulu, benar ga? Kalau cost-nya terlalu besar dibanding benefit-nya, ya sebaiknya ditunda dahulu sampai kondisinya berlawanan tentunya. Mari kita berhitung cost dan benefit membuat pembukuan bagi bisnis kita.

Cost membuat pembukuan bagi bisnis kita

Pertama, sumber daya manusia. Coba Anda lihat apakah pembuatan pembukuan tersebut bisa kita lakukan sendiri atau tidak. Kalau ya, artinya Anda harus menyisihkan tenaga, waktu, dan pikiran Anda untuk membuat pembukuan yang dibutuhkan. Berarti pula, Anda akan kehilangan sebagian tenaga, waktu dan pikiran Anda untuk urusan dan kepentingan yang lain. Nah, silahkan Anda berhitung lebih berharga mana sebagian tenaga, waktu, dan pikiran Anda antara membuat pembukuan atau mengurus kepentingan yang lain.

Kalau tidak, artinya Anda cukup mengeluarkan sebagian dana bisnis Anda untuk membayar orang lain. Anda juga sebaiknya menghitung, apakah dana tersebut lebih berharga dipakai untuk membayar orang lain membuatkan pembukuan atau untuk yang lain.

Kedua, biaya. Anda juga harus menghitung biaya yang harus Anda tanggung kalau Anda membuat pembukuan tersebut. Kalau Anda membuat sendiri, Anda tentu hanya cukup menanggung biaya penyediaan perlengkapan dan peralatan.

Perlengkapan yang dimaksud, seperti alat tulis, kertas kerja, dan dokumen pendukung. Peralatan yang dimaksud baik hardware maupun software. Hardware seperti komputer atau mesin tik (hari gini pakai mesin tik, duh …), kalkulator, printer, lemari tempat menyimpan dokumen, dll. Software seperti rancangan kertas kerja yang dibutuhkan atau Anda bisa membeli software akuntansi yang sudah jadi. Harganya beragam dari tiga puluh ribuan sampai jutaan :-)

Kalau dikerjakan orang lain, tergantung kesepakatan kedua belah pihak. Anda bisa saja menanggung sebagian perlengkapan dan peralatan atau bahkan Anda tidak mengeluarkan biaya sedikitpun untuk perlengkapan dan peralatan. Anda hanya menanggung biaya untuk membayar orang saja.

Ketiga, waktu. Membuat pembukuan sudah pasti butuh waktu kan? Apalagi kalau dikerjakan sendiri. Anda juga harus berhitung apakah waktu Anda lebih berharga dipakai membuat pembukuan atau yang lain.

Benefit membuat pembukuan bagi bisnis kita

Kalau kita berbicara mengenai benefit-nya, variabelnya beragam, tergantung output (laporan) pembukuan yang dibutuhkan dari yang sederhana sampai yang komplit. Saya akan coba lakukan generalisasi aja kali ya biar nanti Anda yang menilai sendiri benefit mana yang cocok buat Anda.

Pertama, dengan membuat pembukuan, Anda bisa lebih mudah dan akurat memantau kondisi keuangan dan operasional bisnis Anda. Pelaku bisnis skala kecil dan menengah jarang memisahkan antara keuangan rumah tangga dan keuangan bisnisnya. Kalau dapat uang dari bisnis kita, kita tidak tau pasti berapa yang masuk ke dapur rumah dan berapa yang masuk ke dapur bisnis. Sebaliknya, kita tidak tahu pasti berapa dari uang yang kita miliki yang kita keluarkan untuk kebutuhan dapur rumah dan berapa untuk dapur bisnis kita. Akibatnya, kita tidak bisa memantau dengan lebih akurat lagi tentang kondisi keuangan dan kinerja operasi bisnis kita.

Kondisi keuangan bisnis Anda bisa dipantau lewat neraca. Neraca ibarat foto. Misalnya Anda melihat foto si kecil waktu masih bayi, batin Anda pasti bilang,”…duh, dulu mungil amat dan lemah tak berdaya, sekarang udah besar, ceriwis, dan hobi buat rumah berantakan.” :-)

Begitu juga dengan neraca. Anda bisa tau secara lebih akurat lagi kondisi atau posisi keuangan bisnis Anda pada saat neraca itu dibuat. Kemudian Anda bandingkan dengan periode sebelumnya. Anda jadi bisa membandingkannya, dulu kondisi keuangannya begini, sekarang begitu.

Foto keuangan (neraca) akan memberi tahu Anda berapa persisnya harta Anda, utang Anda, serta modal akhir selama bisnis Anda beroperasional dari awal sampai tanggal neraca tersebut dibuat. Harta misalnya, ia menunjukkan berapa jumlah kas yang Anda miliki, berapa jumlah piutang dan kepada siapa saja, berapa dan aktiva tetap apa saja yang Anda miliki, dsb.

Dengan hanya melihat neraca saja, Anda bisa menganalisa kecil-kecilan komposisi pendanaan bisnis Anda. Apakah bisnis Anda lebih banyak didanai oleh pinjaman atau modal sendiri. Anda juga bisa menganalisa berapa uang yang harus Anda persiapkan untuk membayar utang-utang bisnis Anda, baik utang jangka pendek maupun jangka panjang (kalau ada tentunya). Anda juga bisa tahu apa saja dan berapa persisnya harta yang bisnis Anda miliki.

Kinerja operasi bisa Anda pantau lewat rugi laba. Laporan rugi laba ibarat kamera. Kalau Anda melihat kamera si kecil waktu perayaan ulang tahun, misalnya. Anda bisa melihat semua kejadian yang terekam selama durasi kamera tersebut berjalan.

Begitu juga dengan rugi laba. Anda bisa melihat aktivitas operasi bisnis Anda selama satu periode tertentu. Dalam durasi satu periode tersebut, Anda bisa melihat rekaman pendapatan apa saja dan berapa jumlahnya yang dihasilkan bisnis Anda. Anda juga bisa menyaksikan apa saja yang menjadi beban bisnis Anda dan berapa jumlahnya selama bisnis Anda beropersional selama satu durasi (periode). Anda kemudian bisa membandingkannya dengan periode sebelumnya. Tahun lalu untungnya sekian, sekarang sekian. Tahun lalu untung, sekarang rugi. Dengan membuat pembukuannya, Anda bisa menganalisa secara lebih akurat apa penyebab keuntungan atau kerugiannya. Apakah memang penjualannya sedang lesu atau Anda kurang baik dalam mengatur beban :-)

Kedua, Anda bisa membuat perkiraan atau proyeksi keuangan Anda baik jangka pendek maupun jangka panjang. Proyeksi keuangan biasanya dibuat per satu tahun untuk beberapa tahun ke depan (biasanya 5 tahun). Proyeksi keuangan dibuat berdasarkan data-data keuangan dari neraca, rugi laba, dan arus kas.

Neraca dan rugi laba sudah kita bahas sebelumnya. Untuk arus kas, kita coba kupas sedikit ya. Laporan arus kas menunjukkan berapa dan dari mana saja sumber kas yang masuk serta berapa kas yang keluar dan digunakan untuk apa saja.

Dengan membuat arus kas, Anda bisa menganalisa, oh ternyata sekian 40% kas bisnis Anda, Anda pakai untuk mendanai operasional bisnis sehari-hari, 10% untuk membayar utang, dan sisanya masuk ke dapur rumah tangga :-)

Nah, dari data-data keuangan yang ada pada neraca, rugi laba, dan arus kas itulah kemudian Anda bisa membuat proyeksi keuangan Bisnis Anda. Misalnya, dari data penjualan yang ada pada rugi laba, maka Anda dengan optimis menargetkan kenaikan penjualan tiap tahunnya sebesar 30%, dan menekan biaya-biaya tertentu yang Anda anggap seharusnya gak keluar sebesar itu. Walhasil Anda berharap bisnis Anda untungnya bisa naik sekian persen setiap tahunnya, dsb.

Dari proyeksi kuangan tersebut kemudian Anda membuat program-program tahunan bisnis Anda agar target finansial bisnis Anda tercapai. Jreng, bisnis kemudian Anda jalankan sesesuai mungkin dengan target dan program tahunan tersebut. Nah, di akhir tahun Anda bisa mengevaluasi apakah hasil dan prosesnya sudah sesuai dengan target dan program yang sudah Anda tetapkan? Anda baru bisa melihat ternyata targetnya tercapai tapi ada beberapa hal yang tidak sesuai dari program atau sebaliknya.

Dari kejadian-kejadian selama satu tahun tersebut, Anda bisa merevisi proyeksi atau program tahunan Anda tahun depan. Begitulah kira-kira.

Ketiga, untuk kebutuhan pajak dan kredit. Dengan membuat pembukuan, suatu waktu Anda didatangi orang pajak, karena dianggap memenuhi syarat untuk membayar pajak, Anda sudah siap. Mereka tidak akan berani “nembak” :-). Begitu pula kalau suatu saat nanti Anda membutuhkan kredit dari bank atau lembaga keuangan formal lainnya untuk mendanai bisnis Anda, maka Anda pun tidak akan kerepotan apabila dimintai laporan keuangan selama dua tahun terakhir. Laporan keuangan merupakan salah satu komponen yang harus disampaikan di dalam proposal pengajuan kredit disamping persyaratan lainnya. Laporan keuangan pula yang menjadi salah satu unsur dalam proses penilaian kelayakan kredit dari bank atau lembaga keuangan lainnya.

Demikian sedikit suguhan dari saya mengenai pembukuan bagi bisnis skala kecil dan menengah. Mudah-mudahan bisa memacu Anda untuk mempertimbangkan membuat pembukuan untuk bisnis Anda. Lebih jauh lagi, tentu saya berharapa bermanfaat buat Anda, ya…walaupun sedikit.